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En el desarrollo de los campos de voluntariado se deberán observar las siguientes obligaciones por parte de las entidades que los realicen:
1) Velar por el cumplimiento de la normativa que regula esta materia, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado VI).
2) Suscripción obligatoria de las pólizas de seguros necesarias para cubrir la responsabilidad civil de la entidad ante cualquier eventualidad durante la duración del campo de voluntariado, con cobertura mínima de 300.000 euros, así como los seguros de accidentes necesarios para los participantes y su personal contratado, incluyendo además cobertura por fallecimiento e invalidez.
3) Enviar a todos los participantes del campo de voluntariado, al menos 15 días antes del inicio, toda la información relativa al mismo, independientemente de que se exponga en la web y redes sociales de la entidad organizadora.
4) Comunicar el “punto de encuentro y acogida” a los participantes inscritos en los respectivos campos de voluntariado.
5) Designar un interlocutor que se encargará, entre otras, de las tareas de informar al Instituto de la Juventud de Castilla y León del número exacto de participantes al comienzo de cada campo de voluntariado y de las posibles incidencias de inicio y, en general, de todas las incidencias destacables durante la realización del campo de voluntariado.
6) Facilitar las labores de inspección y comprobación de la correcta prestación del servicio que realice el personal del Instituto de la Juventud de Castilla y León y la unidad de inspección y prevención de riesgos en actividades juveniles.
7) Admitir la participación de coordinadores y monitores de tiempo libre en prácticas, siempre que exista un coordinador de tiempo libre titulado en el equipo directivo que supervise y evalúe dichas prácticas.
8) Certificar el periodo de prácticas de los coordinadores y monitores de tiempo libre que hubieran participado en los campamentos.
9) Cumplir las obligaciones concernientes al régimen laboral, contractual y de seguridad social de los profesionales que participen en el campo de voluntariado, así como el cumplimiento de la normativa de voluntariado referente a los voluntarios participantes en el campo de voluntariado.
10) Deberán presentar en la sede electrónica de la Administración de la Comunidad de Castilla y León https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es, al menos 15 días antes del inicio del campo de voluntariado:
- La acreditación de la titulación y la experiencia profesional del personal que participe en la realización del campo de voluntariado.
- En el caso de campos de voluntariado con asistencia de menores de edad, la certificación negativa del registro central de delincuentes sexuales de acuerdo con lo previsto en el artículo 57 de la Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio, de protección integral a la infancia y a la adolescencia frente a la violencia, de todas las personas, tanto trabajadores como especialistas y voluntarios que vayan a tener relación con los menores.
- En el caso de haberse producido alguna modificación en la ficha informativa del campo prevista inicialmente, deberán comunicar los cambios, debidamente motivados, a efectos de que sean autorizados con carácter previo al inicio de la actividad.
11) Publicitar la descripción del campo de voluntariado (en castellano e inglés obligatoriamente para los campos internacionales), y la ficha informativa en formato digital y su difusión a través de su página web y redes sociales.
12) Facilitar a los participantes un teléfono móvil y un correo electrónico de contacto de la entidad organizadora, que deberán estar operativos, al menos con 15 días de antelación al inicio de la actividad, para cualquier consulta sobre la misma.
13) En todo tipo de publicidad que se haga de la realización del campo de voluntariado deberá hacerse constar la colaboración de la Junta de Castilla y León y del Instituto de la Juventud de Castilla y León, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 119/2003, de 16 de octubre, por el que se aprueba la identidad corporativa de la Junta de Castilla y León y en el Acuerdo 27/2020, de 4 de junio, de la Junta de Castilla y León, por el que se establecen directrices sobre difusión de la identidad corporativa de la Administración de la Comunidad de Castilla y León. Asimismo, deberá constar el logotipo corporativo del Instituto de la Juventud de Castilla y León.
14) Garantizar la correcta prestación del servicio en cuanto a alojamiento, manutención, suministro de agua potable y servicios higiénicos de los participantes.
15) Presentar declaración responsable de encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, así como de contar con los medios suficientes para el desarrollo y ejecución de los campos de voluntariado, firmada por el responsable de la entidad.
16) Las normas de funcionamiento interno estarán siempre basadas en las “condiciones de participación” y “obligaciones y derechos de los participantes” recogidos en la Resolución de la directora general del Instituto de la Juventud de Castilla y León por la que se convoque el programa Campos de Voluntariado Juvenil para el año 2024.
17) Se deberá recoger en el apartado correspondiente del Anexo II y del Anexo III la obligación de atender a necesidades específicas de alimentación derivadas de alergias o intolerancias alimentarias. También se especificará en estos anexos si se atienden otras necesidades dietéticas.
18) Garantizar y proteger, de acuerdo con la normativa sobre protección de datos de carácter personal y seguridad de la información en todo lo relativo al tratamiento de los datos personales, a las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas, muy especialmente en lo relativo a su honor e intimidad, cumpliendo para ello con el deber de confidencialidad y reserva de los datos personales, familiares o sociales a los que tenga acceso, de conformidad con la normativa aplicable sobre esta materia.
19) Enviar al correo electrónico camposdevoluntariado@jcyl.es al día siguiente a la finalización del campo de voluntariado un listado con los nombres de los participantes en el campo de voluntariado y la fecha de entrada y salida en el mismo.